Pengertian Rekod

Rekod memiliki makna penting bagi organisasi yang menciptakan, artinya kandungan informasi yang tercakup dalam rekod memuat berbagai peristiwa penting yang terjadi pada suatu organisasi, seperti strategi bisnis, kebijakan dan keputusan, job deskripsi, rencana dan mekanisme kerja, target produksi, dan catatan penting lainnya (Ricks, 1992:3). Sejalan dengan Ricks, batasan lain tentang rekod diberikan Parker yang menyebutkan, rekod adalah dokumen atau item lainnya yang mengandung informasi terekam yang dihasilkan atau diterima sebagai bagian dari aktivitas bisnis (Parker, 1999:3). Dokumen dapat berupa berbagai media dan format, seperti kertas, film magnetik dan optik yang berisi berbagai jenis data dan informasi, baik berupa teks, gambar dan citra. Sedangkan yang dimaksud dengan bagian dari aktivitas bisnis adalah rekod tercipta karena adanya aktivitas bisnis. Karena adanya proses bisnis ini, maka keberadaan rekod merupakan bukti dari aktivitas dan proses yang terjadi (Parker, 1999:7).

Penyimpanan atau perekaman rekod dalam berbagai bentuk media, baik dalam bentuk tercetak maupun elektronik diungkap lebih jauh lagi oleh Kennedy dengan merinci sejumlah media penyimpan rekod ini, antara lain: (1) kertas, mikrofilm atau elektronik, (2) dokumen atau berkas, peta, cetak biru, gambar, foto, dan sebagainya, (3) data yang berasal dari sistem bisnis, dokumen yang diproses dengan program pengolah kata, lembaran elektronik (spreadsheet), surat elektronik (e-mail), citra digital (digital images), (4) audio dan video, (5) dokumen tulisan tangan, (6) rekod yang tidak berstruktur, seperti surat, atau yang berstruktur, seperti formulir (Kennedy, 1998:5-6).

About these ads

Comments are closed.

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: